Meeting Coordinator

Sobre nosotros:

En BCD Meetings & Events (BCD M&E), ofrecemos más que servicios de planificación de reuniones y eventos: creamos conexiones que inspiran, motivan y generan cambios en el comportamiento de nuestros clientes. Como

Resumen del puesto:

El Meeting Coordinator apoya al equipo de operaciones de Argentina en la ejecución de reuniones y eventos, asegurando un alto nivel de servicio al cliente. Sus responsabilidades incluyen tareas administrativas, seguimiento de SLAs, gestión de bases de datos, solicitudes de pago, conciliación de eventos y rendiciones. Además, debe garantizar la correcta documentación en plataformas como Smartsheet o Cvent, supervisar procesos administrativos y brindar soporte al equipo para cumplir con los objetivos de BCD y del cliente.

Funciones principales:

Gestión administrativa y operativa:

• Brindar soporte en la gestión de eventos y cumplimiento de SLAs.
• Coordinar y dar seguimiento a facturas, pagos y conciliaciones con proveedores.
• Mantener actualizados los datos de eventos en plataformas como Smartsheet y Cvent.
• Garantizar la documentación adecuada en las carpetas de cada evento.
• Elaborar reportes y cruces de información entre plataformas de BCD y del cliente.

Soporte al equipo:

• Responder consultas administrativas y brindar apoyo al equipo de eventos.
• Capacitar al equipo en procesos internos, manejo de plataformas y estándares de calidad.
• Actuar como facilitador para el envío de información entre áreas.

Control de calidad e integridad de datos:

• Asegurar la precisión y coherencia de los datos en los sistemas de gestión.
• Realizar seguimiento de inconsistencias o falta de información.
• Implementar mejoras en los procesos administrativos.

Cumplimiento y gestión de proyectos:

• Monitorear el cumplimiento de KPIs y SLAs establecidos por el cliente.
• Gestionar el cambio de estatus de eventos en Smartsheet y/o Cvent.
• Apoyar en la estructuración y ejecución de procesos administrativos.

Requisitos:

• Experiencia previa en atención al cliente.
• Dominio de Microsoft Office, principalmente Excel.
• Se valora experiencia en el sector de eventos o reuniones.
• Habilidad para organizar y priorizar tareas de manera efectiva.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
• Adaptabilidad a entornos dinámicos y resolución de problemas.
• Atención al detalle y pensamiento analítico.
• Proactividad para implementar mejoras en procesos.